Razlika između arhiviranja i brisanja u Gmailu

Znate što da radite sa svime što dobijete u Gmailu

Za većinu ljudi Gmail je jedan od najvažnijih alata u njihovom svakodnevnom životu. Problem je u tome što većina dobije toliko mnogo poruka e-pošte da je teško održavati pristiglu poštu organiziranom i ne prepunom slučajnih, nepotrebnih poruka e-pošte. Gmail korisnicima nudi više načina za organiziranje i razvrstavanje e-poruka u različite mape, kartice i oznake, ali u vremenu kada Google pretraživanje može skenirati milijune riječi u sekundi zašto je potrebno uložiti toliko truda u organiziranje svog Gmail-a? Srećom, Gmail ima alat za arhiviranje koji će vam pomoći očistiti sučelje, a da ne prouzrokujete da nekoliko dana provedete postavljajući svaku e-poštu u posebnu mapu.

Što je arhiviranje?

Čin arhiviranja e-pošte u Gmailu uzima je i stavlja u mapu u kojoj će i dalje postojati, ali više neće zatrpati pristiglu poštu. Najbolji dio u tome je što će i dalje biti dostupan u budućnosti. Gmail taj zadatak rješava fantastično jer korisnicima omogućuje brzo i jednostavno arhiviranje svoje e-pošte.

Što je brisanje?

Kada odlučite izbrisati e-poštu, ona se šalje u mapu za smeće. Ova mapa djeluje kao sigurnosna kopija, samo ako se niste htjeli riješiti e-pošte. Neki također koriste mapu za smeće kao mjesto za odlaganje e-poruka koje ne smatraju dovoljno važnim da bi ih imali u pristigloj pošti. Problem s tim je što Gmail automatski briše poštu koja je smještena u smeće nakon 30 dana. Dakle, iako se mapa smeća koristi kao alat za čišćenje mape pristigle pošte, čini se kao dobra ideja, samo znajte da ćete u budućnosti najvjerovatnije izgubiti e-poštu koja će vam možda trebati.

Zašto biste trebali arhivirati e-poštu

Recite da vodite razgovor s nekim i razmjenjuju se informacije poput adrese ili telefonskog broja. U tom trenutku ste u mogućnosti zapisati ili spremiti bilo što potrebno pa ste odlučili izbrisati razgovor jer više ne vidite smisao da više zaguši pretinac pristigle pošte.

Zamislite malo vremena u kojem vam nikada ne bi bilo potrebno da se osvrnete na taj razgovor ili potražite informacije s tih e-mailova, ali iz nekog razloga, sada to znate. Ako ste izbrisali nit e-pošte, ne biste se mogli osvrnuti i lako pronaći ono što tražite. Ako arhivirate e-poštu, više je nećete morati vidjeti u pristigloj pošti, ali također će imati mirnoću znajući da će vam, ako trebate, brzo pretraživanje vratiti natrag.

Uz to, sve vaše arhivirane e-poruke nalaze se u mapi "Sva pošta" koja se može naći u navigacijskoj ladici. E-poruke se ne organiziraju jednom arhivirane, ali ako vam treba brz pristup nedavno arhiviranoj e-pošti, bit će pri vrhu popisa.

Kako arhivirati e-poštu u Gmailu na Androidu

Postoje tri brza i jednostavna načina za arhiviranje poruka e-pošte. Dvije od ovih metoda su za arhiviranje pojedinih poruka e-pošte, a treća je način odabira više poruka e-pošte i njihovo arhiviranje za kasniju upotrebu.

Najbrži, najjednostavniji i najsigurniji način za arhiviranje e-pošte jest brisanje prstima dok pregledavate popis svih vaših poruka e-pošte u pristigloj pošti. Budući da se većina korisnika Androida koristi za pristup navigacijskoj ladici zbog pomicanja s lijevog ruba zaslona, ​​lako je slučajno slanje e-pošte da se arhiviraju. Srećom, odmah nakon što maknete e-poštu, Gmail omogućuje poništavanje akcije samo pritiskom na gumb za poništavanje koji se pojavljuje nekoliko trenutaka nakon arhiviranja.

U Gmailovim postavkama tu značajku možete brzo isključiti ako je radite puno slučajno ili jednostavno nemate potrebu za značajkom. Da biste to učinili, otvorite navigacijsku ladicu, pomaknite se prema dnu gdje se nalaze postavke, unesite opće postavke, a opcija druga odozgo dat će vam izbor da uključite ili isključite "prelazite prstom da arhivirate".

Drugi način arhiviranja e-pošte je dok pregledavate pojedinačnu nit poruke. Nakon što pročitate sadržaj e-pošte, na programskoj traci očekuje vas nekoliko opcija. Jedna od više ikona koja vas čeka je ona koja izgleda kao da je kutija sa strelicom okrenuta prema dolje. Ovo je gumb za arhivu. Ako odaberete ovo tijekom pregleda e-pošte, vratit ćete se u mapu pristigle pošte, a na dnu zaslona status će se pojaviti nekoliko sekundi koji će vam reći da je e-pošta arhivirana. Ako niste htjeli arhivirati e-poštu, opet postoji gumb za poništavanje koji možete odabrati da biste vratili svoju e-poštu na prvobitno mjesto.

Konačno, ako prolazite kroz pretinac pristigle pošte i odlučite da je vrijeme da to stvarno očistite, posljednja metoda će to učiniti brzo i jednostavno. Dok gledate pretinac pristigle pošte u prikazu popisa, možete kliknuti na sliku pošiljatelja (obično obojeno polje s prvim slovom imena pošiljatelja unutar njega) ili dugim pritiskom na e-poštu da biste ga odabrali.

Nastavite postupak odabira više poruka e-pošte i nakon što odaberete sve što želite arhivirati, kliknite istu ikonu okvira sa strelicom okrenutom prema dolje koja sjedi na programskoj traci. Kao i posljednja metoda, odmah nakon arhiviranja e-poruka, na dnu zaslona pojavit će se status koji vas obavještava da arhivirate brojne e-poruke i daje vam mogućnost da poništite svoju radnju.

Ako ste ikada zabrinuti da biste mogli slučajno arhivirati ili izbrisati bilo koju e-poštu bilo kojim od gore navedenih metoda, Gmail vam omogućuje da uključite značajku koja dodaje još jedan korak arhiviranju ili brisanju e-poruka. Ovom autorizacijom dodaje se skočni dijaloški okvir koji se pojavljuje kada pokušate izbrisati ili arhivirati e-poštu koja će tražiti potvrdu da u stvari želite dovršiti odabranu radnju.

Da biste to uključili, otvorite navigacijsku ladicu, pomaknite se prema dolje do postavki, odaberite opće postavke, a na dnu izbornika nalaze se dva potvrdna okvira za omogućavanje potvrde prije brisanja i arhiviranja.

Pomoću ovog novog znanja o arhiviranju i brisanju olakšat ćete se da se Gmail prijemnik očisti i pokrene efikasnije, a da se pritom nikada ne riješite podataka koji će vam možda trebati neki dan.